Ambtenaren leggen falen ICT-plannen Plasterk bloot

De ambitie van Ronald Plasterk om per 2017 een overheid te krijgen waar je echt digitaal zaken mee kunt doen, is mislukt. Als de cijfers kloppen dan kost allen het inzicht krijgen in de documentenstroom al snel miljarden euro’s per jaar. Nederland ligt mijlenver achter op andere landen.

Dat is het droevige beeld dat ambtenaren (Drs. R.IJ.M. Kuipers, Drs. K. van der Steenhoven en J.B.M. Staal) schetsen in de “Quick scan impact Wet open overheid (Woo)” in opdracht van Plasterk. De centrale vraag bij het kijken naar de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur is wat een register met aanwezige documenten zou gaan kosten.

Alles met informatie (dus ook Facebook-berichten, video’s, foto’s en mails) is een document onder de Wob en ook onder de Woo als deze wet door de Eerste Kamer komt. Dat maakt zo’n register ingewikkeld en duur, stellen de schrijvers. Inmiddels is er al goed onderbouwde kritiek op het rapport die dat in twijfel trekt.

Achterlopen

Nederland loopt achter. Veel overheden hebben nog altijd niet een lijst met welke informatie eigenlijk in huis is. In landen, zoals Noorwegen bijvoorbeeld, worden documenten tot e-mails aan toe in een register opgenomen. Wie informatie wil zoekt die op een website op en krijgt die – tenzij het document niet openbaar mag worden – binnen drie werkdagen. Dat systeem heeft moeite gekost om in te voeren, maar de kosten zijn overzichtelijk gebleken.

In Nederland is dat anders. Het bijhouden van de documenten zouden al snel honderden miljoenen of mogelijk meer dan een miljard euro aan investering vergen. Het veranderen van de cultuur bij ambtenaren zou nogmaals honderden miljoenen gaan kosten. Om vervolgens documenten in het register te verwerken en actief ook documenten openbaar te maken zou nogmaals jaarlijks meer dan een miljard euro kunnen gaan kosten. Daarvoor zouden duizenden ambtenaren extra nodig zijn.

Duurder

Dat lijkt misschien vreemd, omdat we weten dat verschillende soorten informatie bij elkaar brengen niet zo ingewikkeld is. Bijvoorbeeld de NSA doet dat met het PRISM-systeem waar telefoongesprekken, e-mails, chatberichten, Facetime-gesprekken, Skype-gesprekken, Whatsapp-berichten, Facebook-postings, enzovoort opslaat. Die gegevens harkt de organisatie bij elkaar voor alle wereldbewoners waar ze maar bij kunnen komen. De beheerskosten van dat systeem zijn niet meer dan 20 miljoen dollar per jaar. Let wel: wij hebben het alleen over een index.

Voor een deel zit er een in verschil in de onbekendheid in het goed bijhouden wat je in huis hebt en stellen de makers van het rapport dat er miljarden nodig zijn om te lezen of documenten actief openbaar mogen worden. Maar dat verklaart nog niet waarom het maken van een index zoveel meer werk is. Ook fouten in het rapport met betrekking wat er moet gebeuren aan actieve openbaarmaking of het niet inzetten van kunstmatige intelligentie of big data kunnen dit allemaal niet verklaren.

Slecht geregeld

Terecht wijzen de ambtenaren op de excessief hoge kosten van de afhandeling van een Wob-verzoek. Waar dat in andere landen (soms binnen minuten) heel weinig kost, stelt de overheid al snel 5.000 euro per verzoek kwijt te zijn. De toegang tot documenten, het klaar maken om ze vrij te geven en het realiseren van de transparantie is dan ook veel duurder. Voor een goed gedigitaliseerd land als Nederland blijft de overheid kennelijk ernstig steken.

Dat is slecht voor het bestuur. Want volgens de opstellers van de quick scan zou met de introductie van de Woo een zee van 2,5 miljard documenten openbaar worden gemaakt. Documenten die u en ik nu niet zien ondanks al het actief openbaren en het wobben.

Het rapport – met alle tekortkomingen zoals het ontbreken aan harde onderbouwing – is een duidelijk nekschot voor de Wet open overheid. Maar pijnlijker is de snoeiharde beschuldiging dat fatsoenlijk grip krijgen op je documentenstroom als overheid en de inhoud ervan in tegenstelling tot veel andere landen miljarden kost. Plasterk’s erfenis van een overheid die geschikt is voor digitale communicatie is met het gegeven dat we niets een lijst van documenten kunnen maken volledig mislukt. Natuurlijk onder voorbehoud dat dit rapport klopt. Hopelijk gaat een volgende minister orde op zaken stellen.