Uw privacy is voor De Winter Information Solutions van groot belang. Het thema gaat ons aan het hart juist, omdat wij ook op privacy dienstverlening bieden. Als we het niet echt nodig hebben, verwerken we liever geen gegevens. Als het wel moet gaan wij uiteraard zorgvuldig om met persoonsgegevens en zorgen ervoor dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring leggen we in begrijpelijke taal uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en hoe we uw gegevens beschermen. Hiermee voldoen we aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ons doel is u te informeren zodat u erop kunt vertrouwen dat wij uw privacy serieus nemen.

Welke gegevens worden verzameld en waarom?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat nodig is voor duidelijke doeleinden. Hieronder lichten we toe welke gegevens we verzamelen en met welke reden:

Persoonsgegevens voor bedrijfsvoering, administratie en diensten: Wanneer u gebruikmaakt van onze diensten of contact met ons opneemt, verzamelen we gegevens zoals uw naam, contactgegevens (adres, e-mail, telefoonnummer) en eventueel bedrijfsinformatie. Deze gegevens hebben we nodig om onze bedrijfsvoering en administratie te voeren, u te kunnen helpen met uw vraag of opdracht, en de overeengekomen diensten te leveren (bijvoorbeeld voor het opstellen van offertes, uitvoeren van opdrachten en het versturen van facturen). Zonder deze informatie kunnen we onze diensten niet op de juiste manier aanbieden.
Gegevens bij journalistiek onderzoek: De Winter Information Solutions kan in uitzonderlijke gevallen persoonsgegevens verwerken in het kader van journalistiek onderzoek. Dit kan voorkomen als wij bijvoorbeeld onderzoek doen naar misstanden of veiligheidskwesties en daarover publiceren. In zo’n geval verwerken we persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het journalistieke doel, en altijd met grote zorg voor de privacy. We houden ons hierbij aan journalistieke vrijheidsrechten én aan de privacywetgeving.
Gegevens voor voorbereiding van een rechtsvordering: Soms kan het nodig zijn dat wij persoonsgegevens verwerken ter voorbereiding van een rechtsvordering. Dit betekent dat als we juridische stappen moeten overwegen (bijvoorbeeld om onze rechten af te dwingen of ons tegen een claim te verdedigen), we bepaalde gegevens kunnen verzamelen en bewaren. We doen dit alleen wanneer het strikt nodig is en op basis van een geldige wettelijke grondslag. Uw gegevens worden in zo’n geval enkel voor dit juridische doeleinde gebruikt.
Geen persoonsgerichte onderzoekverwerking: Wij verwerken géén persoonsgegevens voor onderzoek dat gericht is op één individu persoonlijk. Dat wil zeggen: we doen geen profiling, surveillance of ander onderzoek dat specifiek op een persoon is toegespitst buiten de hierboven genoemde situaties. Uw gegevens worden door ons dus níet gebruikt om zonder reden diepgravend onderzoek naar u als persoon te doen. We beperken ons tot de gegevensverwerkingen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, journalistieke doeleinden of juridische noodzakelijkheid, en niet meer dan dat.

Wij verzamelen in alle gevallen niet meer gegevens dan nodig is. Ook gebruiken wij uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan we hier hebben beschreven.

Geen gebruik van cookies?

Onze website maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare trackingtechnologieën. U zult daarom op onze site geen cookie-melding aantreffen. We plaatsen dus geen kleine tekstbestandjes op uw computer of telefoon om uw gedrag te volgen. Omdat we geen cookies gebruiken, hebben we ook geen afzonderlijk cookiestatement. U kunt onze website bezoeken zonder dat wij informatie op uw apparaat opslaan (behalve eventueel hoogstnoodzakelijke informatie voor het functioneren van de site). Dit betekent dat u gerust onze site kunt gebruiken zonder zorgen over cookie-tracking.

Hoe worden gegevens beveiligd?

We nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus. Om misbruik, verlies of onbevoegde toegang tot uw gegevens te voorkomen, hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Enkele belangrijke maatregelen die wij hanteren:

Beperkte toegang: Alleen bevoegde personen binnen onze organisatie kunnen bij uw gegevens, en uitsluitend voor zover dat nodig is voor hun taak. Medewerkers en eventuele opdrachtnemers hebben een geheimhoudingsplicht.
Veilige systemen: We gebruiken up-to-date beveiligingstechnologieën om onze IT-systemen te beschermen. Denk aan firewalls, antivirussoftware en versleuteling. Onze website en online formulieren gebruiken bijvoorbeeld een versleutelde verbinding (TLS/SSL), herkenbaar aan “https://” in de URL. Dit zorgt ervoor dat gegevens die u via de site verstuurt, versleuteld worden verzonden.
Bewustzijn en beleid: We hebben interne afspraken en procedures om uw privacy te waarborgen. Onze medewerkers zijn getraind om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Daarnaast toetsen we regelmatig onze beveiligingsmaatregelen en passen we deze aan als dat nodig is.

Mocht er onverhoopt toch iets misgaan met de beveiliging van persoonsgegevens (bijvoorbeeld een datalek), dan handelen we volgens onze meldplicht en zullen we u, indien vereist, hierover informeren. U mag erop vertrouwen dat wij er alles aan doen om uw gegevens veilig te houden.

Delen van gegevens

Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij dit echt nodig is. We verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan andere partijen. Situaties waarin het wel noodzakelijk kan zijn om gegevens te delen, zijn bijvoorbeeld:

Uitvoeren van onze dienstverlening: Als het voor onze diensten nodig is om een derde partij in te schakelen, dan kunnen we uw gegevens verstrekken aan die partij. Denk bijvoorbeeld aan een partnerbedrijf dat met ons samenwerkt aan een opdracht, of een dienstverlener die namens ons werkzaamheden uitvoert (zoals een boekhouder voor de financiële administratie, of een IT-hostingbedrijf voor onze website). In zulke gevallen beperken we de gegevens die worden gedeeld tot het minimum dat nodig is. Bovendien maken we duidelijke afspraken met deze partijen (bijvoorbeeld middels een verwerkersovereenkomst) zodat uw gegevens ook bij hen goed beschermd zijn en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Wettelijke verplichting: Als we wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verstrekken, zullen we dit doen. Bijvoorbeeld wanneer een overheidsinstantie of rechter dit eist. In zo’n geval controleren we uiteraard eerst de rechtmatigheid van het verzoek. We verstrekken alleen informatie als we hiertoe juridisch verplicht zijn.
Met uw toestemming: In het uitzonderlijke geval dat we uw gegevens om een andere reden aan derden willen verstrekken, vragen we u eerst om uitdrukkelijke toestemming. U heeft dan de keuze om die toestemming te geven of te weigeren. Zonder uw toestemming delen we de gegevens in zo’n geval niet.

Buiten de hierboven genoemde situaties zal De Winter Information Solutions uw persoonsgegevens niet aan derden doorgeven. Als we gegevens delen, dan geldt altijd: wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking en zorgen dat uw privacy gewaarborgd blijft.

Rechten van betrokkenen

U heeft bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat u deze rechten makkelijk kunt uitoefenen. Hieronder geven we een overzicht van uw privacyrechten onder de AVG en hoe u daar gebruik van kunt maken:

Recht op inzage – U mag ons vragen om te bevestigen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Als dat zo is, kunt u inzage krijgen in die gegevens. We vertellen u dan bijvoorbeeld welke gegevens we van u hebben en voor welke doeleinden we ze gebruiken. U kunt ook een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we van u verwerken.
Recht op correctie – Als bepaalde persoonsgegevens die wij van u hebben onjuiste of verouderde informatie bevatten, heeft u het recht om deze te laten aanpassen. U kunt ons verzoeken om de gegevens te corrigeren of aan te vullen zodat ze weer kloppen.
Recht op verwijdering – U heeft in veel gevallen het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (het “recht om vergeten te worden”). Dit betekent dat wij op uw verzoek gegevens wissen die niet langer nodig zijn, onrechtmatig verwerkt worden, of waarvoor u uw toestemming intrekt (als toestemming de grondslag was). Houd er rekening mee dat we niet altijd alle gevraagde gegevens mogen verwijderen, bijvoorbeeld als we ze nodig hebben vanwege een wettelijke plicht of voor een lopende overeenkomst. We zullen u in zo’n geval uitleggen waarom bepaalde gegevens niet gewist kunnen worden.
Recht op bezwaar – U mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken als wij gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of in het kader van een publieke taak, en u het niet eens bent met die verwerking. Wanneer u bezwaar maakt, stoppen we met die verwerkingen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw privacybelang (of als de verwerking nodig is vanwege een rechtsvordering). Als uw gegevens worden gebruikt voor direct marketing, hebt u altijd het recht van bezwaar en zullen we bij bezwaar direct stoppen met het gebruik van uw gegevens voor dat doeleinde.
Recht op beperking van verwerking – In bepaalde situaties kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken. Dit kan bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw gegevens betwist (dan beperken wij de verwerking gedurende de periode dat wij dit controleren), of als u vindt dat we de gegevens niet meer nodig hebben maar u deze nog niet wilt laten wissen omdat u ze bijvoorbeeld nodig heeft voor een juridische claim. Bij een beperking zorgen we dat uw gegevens tijdelijk niet worden gebruikt of gewijzigd.
Recht op dataportabiliteit – U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, veelgebruikte en machineleesbare vorm van ons te ontvangen. U mag die gegevens vervolgens zelf opslaan of doorgeven aan een andere dienstverlener. Indien technisch mogelijk kunnen wij de gegevens op uw verzoek ook rechtstreeks aan een andere door u gekozen organisatie overdragen. Dit recht geldt voor persoonsgegevens die wij met uw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst verwerken.
Recht om toestemming in te trekken – Voor zover wij bepaalde gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u altijd het recht om die toestemming weer in te trekken. Bijvoorbeeld als u zich hebt aangemeld voor een nieuwsbrief (hypothetisch voorbeeld, aangezien wij geen ongevraagde mails sturen), kunt u zich altijd weer afmelden. Het intrekken van toestemming geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens; eerdere verwerkingen blijven legaal omdat u daarvoor toestemming had gegeven op dat moment.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? U kunt op ieder moment contact met ons opnemen om één van deze rechten uit te oefenen. Onze contactgegevens staan onderaan deze verklaring bij Contactgegevens. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij bij een verzoek vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren. Bijvoorbeeld, we willen er zeker van zijn dat we de gegevens aan de juiste persoon verstrekken of wijzigen. In principe reageren wij binnen één maand op uw verzoek. Mocht het om complexe verzoeken gaan, dan mogen we die termijn indien nodig met nog eens twee maanden verlengen, maar in dat geval laten we u binnen de eerste maand weten dat we meer tijd nodig hebben.

Recht op klacht bij toezichthouder: Als u vindt dat wij niet op de juiste manier met uw persoonsgegevens omgaan, horen wij dit natuurlijk graag zodat we een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de Nederlandse privacytoezichthouder). Dit kunt u doen via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of door schriftelijk contact op te nemen met hen. Uiteraard hopen wij eventuele problemen in goed overleg met u te kunnen oplossen voordat het zover komt.

Contactgegevens

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe De Winter Information Solutions met uw persoonsgegevens omgaat? Of wilt u een beroep doen op één van uw rechten? U kunt altijd contact met ons opnemen.

Contactinformatie van De Winter Information Solutions:

Adres: Weidemolen 12, 2211 PW Noordwijkerhout, Nederland
E-mail: informatie@dewinter.com
Telefoon: +31 (0)85 333 2942

Vraag gerust naar onze privacycontactpersoon of functionaris gegevensbescherming (indien van toepassing) voor privacygerelateerde vragen. We staan u graag te woord en helpen u met uw verzoeken of opmerkingen.

Deze privacyverklaring is bedoeld om u helder inzicht te geven in hoe wij met uw gegevens omgaan. De Winter Information Solutions behoudt zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij aanpassingen in onze diensten of veranderingen in de wet. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. We raden u daarom aan om deze pagina af en toe te raadplegen.